Sé productivo sin morir en el intento

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Siempre he intentado ser un chico ordenado y productivo, pero eso no siempre lo he conseguido. Podemos encontrar mil distracciones en la red o en la vida real que hacen que no aprovechemos nuestras horas de trabajo todo lo que debiéramos. Siendo una profesión en la que tratamos con ordenadores, es normal que, en momentos en los que los vemos desbordados, se nos vaya el ratón a una ventana que nada tiene que ver con lo que necesitamos.

Muchos hemos dicho, con el café en la mano y un buen madrugón a las espaldas, que íbamos a aprovechar al máximo la jornada de ese lunes, las cinco horas previas a un fin de semana que aparecía apetecible o ese domingo para adelantar trabajo de la semana siguiente. Y al final no ha sido así porque no hemos producido lo suficiente o porque hemos olvidado cosas que tendríamos que haber hecho.

Sin embargo, también podemos encontrar en nuestros ordenadores unos fuertes aliados con unas aplicaciones y programas informáticos que nos ayuden a producir no solo más, sino mejor. Una serie de sargentos de la productividad y unas recordadoras que nos ayuden a hacer todo lo necesario para ser más productivos.

Aplicaciones para recordar
Antes he mencionado que siempre he querido ser un chico ordenado, y muchas veces no lo he conseguido no porque no quiera, sino porque no me acuerdo de las cosas que tengo que ir haciendo, y al final toda mi vida (laboral y personal) se acaba convirtiendo en un caos. Por eso me alegra que existan aplicaciones como las que os voy a mencionar.

TodoIst
TodoIst es un gestor de tareas pendientes que puede usar cualquier persona que quiera ser un poco más productivo y recordar lo que tiene que hacer. Incluso puede funcionar como una agenda, pues tiene la opción de ver una panorámica de las tareas que el usuario tiene pendiente en los próximos siete días, además de poder archivas las tareas en proyectos para tenerlas más ordenadas y algunas opciones del plan Premium que nos pueden interesar, como contextualizar las tareas a través de etiquetas.

Conforme vas aceptando que has terminado las tareas pendientes, vas ganando puntos de karma (o de productividad) que te hacen ver lo productivo que has sido esa semana, algo que nos ayuda psicológicamente a ser más productivos, a hacer un tipo de «carrera» con nosotros mismos e intentar superarnos a nosotros mismos. Si se nos pasa alguna tarea, la aplicación nos avisa al día siguiente que tenemos una tarea pendiente que no hemos cumplido.

Otro factor que hace interesante a ToDoIst es que es multiplataforma y sincroniza todas tus tareas a través de todos los dispositivos. Puedes descargarla a través de Google Play o la App Store, aunque funciona perfectamente desde la versión web y desde el plugin de Google Chrome.

Momentum
Olvidar las tareas pendientes es prácticamente imposible con Momentum, pues esta aplicación sustituye la nueva pestaña de Chrome por su interfaz, en la que podemos encontrar una lista de tareas pendientes y una pregunta por parte de la aplicación: «¿En qué te quieres concentrar hoy?». Nuestra tarea pendiente queda registrada hasta que la hemos terminado y avisamos a Momentum de que esa tarea está completada, por lo que tenemos la opción de añadir otra tarea en la que queremos concentrarnos. Además, podemos añadir otras tareas en el gestor de tareas que viene integrado en esta aplicación.

Esta aplicación es en sí misma un recordatorio que nos hace ver qué es lo que queremos conseguir, intentando así que evitemos invertir nuestro tan valioso tiempo en tareas que nada tienen que ver con nuestro trabajo. También incluye una serie de citas célebres relacionadas con el trabajo y los retos que también puede parecer interesante.

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Aplicaciones para producir
Producir es muy importantes cuando nosotros mismos somos nuestros jefes. Cada minuto que perdemos en algo que no es producir es un minuto que tendremos que recuperar después. Gestionando bien el tiempo y produciendo lo que tenemos que producir podremos tener más tiempo libre para nosotros mismos, por lo que estas aplicaciones son nuestros mejores aliados a la hora de aprovechar bien el tiempo tan valioso que tenemos.

StayFocusd
Esta aplicación es algo así como el sargento de la productividad: entre sus características está la de vigilar cada segundo que pasamos en una serie de páginas que anteriormente hemos categorizado como «improductivas», como pueden ser las redes sociales o ciertas páginas de noticias que intercedan con nuestro flujo de trabajo normal.

Su completa configuración también nos permite configurar los días en los que queremos que funcione la aplicación, además del lapso de tiempo en el que queremos que esté activa (que esté activa un sábado a las 10 de la noche puede tener poco sentido, por ejemplo), el tiempo que nos permite navegar por los sitios prohibidos durante nuestra jornada de trabajo, etc.

Por último, tiene una opción llamada The Nuclear Option, a la que seguramente acudiremos cuando tengamos que obtener más productividad de la normal. Esta opción bloquea durante un tiempo determinado (un día entero, una semana, un mes) todos los sitios que tenemos en nuestra lista de páginas bloqueadas sin darnos la opción a «quemar» el tiempo de esparcimiento que nos ofrecía la configuración normal.

StrictWorkflow
Si habéis oído (o usado) la técnica Pomodoro, esta aplicación os puede sonar de algo. Esta técnica de administración de tiempo y productividad usa intervalos 25 minutos de trabajo con pausas de 5 minutos para agilizar la mente y permitir que la tarea que nos ocupa no se nos haga tan cuesta arriba.

Como hemos mencionado antes, los traductores somos muy dados a navegar por Internet en páginas que nada tienen que ver con nuestro trabajo, así que esta aplicación nos viene bien, pues en los 25 minutos de trabajo no nos deja entrar en las páginas bloqueadas que hemos elegido con anterioridad, y que solo se abrirán durante nuestras pausas.

La configuración predeterminada se puede cambiar según nuestros gustos a la hora de trabajar: por ejemplo, yo prefiero trabajar durante 55 minutos y descansar durante 5 minutos antes de volver al trabajo, pues con 25 no me termino de concentrar. Toda esta configuración, así como las páginas bloqueadas, dependerán de cada uno.

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Otras aplicaciones
Aunque podría mencionar las miles de aplicaciones que he usado a lo largo de mi (todavía corta) vida como profesional, creo que estas páginas también os pueden servir no solo a ser productivos, sino a recopilar información útil que vemos por la red para mirarla en otro momento y no dejar nuestro trabajo de lado.

  • Evernote. Este gestor de notas multiplataformas nos permite sincronizar toda la información a través de varios dispositivos (como puede ser nuestro ordenador o nuestro teléfono). Lo podemos usar para apuntar tareas o guardar enlaces para visitarlos desde otro dispositivo.
  • Facebook. Desde que la red social de Mark Zuckerberg ofrece la opción de «Guardar», no solo leo muchísima más información que, de otra manera, me perdería, sino que tengo la opción de archivarla y de leerla cuando quiera. Los enlaces que guardamos se pueden visitar desde todos los dispositivos (web, móvil…), por lo que también es útil.
  • RainyMood. Aunque no es una aplicación productiva al uso, yo utilizo este sonido de lluvia de fondo porque escuchar un sonido agradable me permite concentrarme más.
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