La guía definitiva para ser productivo

Dar charlas es algo que me gusta, me apasiona y me inspira. No sé si es por mi faceta como profesor, o quizás porque me gusta estar en contacto con estudiantes y otros colegas de profesión, pero lo que sí sé es que es una experiencia que me hace querer dar más de mí. El día 24 de abril de 2017 tuve la oportunidad de volver a dar una charla delante de estudiantes.

Integrada en la Semana Cultural de la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad de Málaga, e invitado por el Consejo de la Facultad de Filosofía y Letras, este año decidí que mi charla versara sobre algo que nos preocupa a estudiantes y a trabajadores independientes: la productividad.

El año pasado también participé en esta semana que se celebra la Facultad de Filosofía y Letras con una charla sobre consejos teórico-prácticos sobre la inserción laboral, y de la que salí muy satisfecho. Este año no iba a ser menos: hablaríamos de qué es la productividad, algunas técnicas y métodos para ser más productivo, y algunas anécdotas sobre la productividad en mi vida laboral (y también personal).

¿Qué es ser productivo? ¿En qué consiste la productividad?
Antes de empezar a hablar de productividad, tenemos que saber lo que significa y, aunque muchos podemos llegar a entender su significado lingüístico, podemos no entender lo que implica ser productivo. Según el diccionario de la Real Academia Española, la productividad es la «[r]elación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc.»; sin embargo, cuando empiezas a trabajar, te das cuenta de que ser productivo va mucho más allá de esta mera descripción.

Los medios empleados son muchos, y más en una profesión tan versátil como es la traducción. Por poner un ejemplo, lo producido sería lo que podemos llegar a ganar y los medios pueden ser las horas trabajadas en el proyecto (incluimos la documentación, la corrección y la traducción en sí), el gasto en subcontratas (si las hay), y otros elementos, como la conexión a Internet y nuestra cuota de autónomos. En la reunión de Asetrad en Cáceres, se dijo que «[n]uestras tarifas no solo deben incluir el pago de facturas y el carro de la compra sino también las vacaciones y jubilación», y es algo que tenemos que tener en cuenta al establecer nuestras tarifas, los plazos y lo que vamos a producir.

En resumen,  aumentar la productividad debe ser una estrategia que hay que emplear para obtener más beneficios en menos tiempo, más posicionamiento y muchísimos más beneficios. Pero ¿cómo podemos ser más productividad?

La productividad: freelance vs. en plantilla
Ser productivos nos interesa a todos: al invertir menos tiempo en hacer una tarea, podemos utilizar el resto de tiempo en realizar otras tareas, sean de trabajo o de ocio, que también es importante. La cuestión es que la productividad que busca un autónomo no es la misma que se busca para implementar en una plantilla de empleados, por lo que tendremos que separar los dos regímenes de empleo para ver sus diferencias y sus principales razones para intentar producir más.

Productividad para autónomos
Si buscamos en cualquier buscador las palabras «productividad» y «autónomo» y observamos la cantidad de resultados que nos deja (415.000 resultados en Google a 21 de abril de 2017), nos damos cuenta de que a los autónomos les preocupa ser productivos por diversas razones.

La primera de todas es la rentabilidad: al emplear menos tiempo y recursos en acabar un proyecto, al final estamos ganando más dinero. Si hacemos 500 palabras a la hora en un proyecto de 6000 palabras y las cobramos a 7 céntimos de euro, la hora nos sale a unos 35 €, y, de media, podemos acabar el proyecto en unas 12 horas. Si somos menos productivos y hacemos una media de 200 palabras a la hora en ese mismo proyecto, no solo ganaremos menos a la hora (unos 14 €), sino que también tardaremos más en terminar el proyecto.

Si tardamos menos en terminar los proyectos, también tendremos la posibilidad de encontrar vida fuera del trabajo, algo que nos interesa a todos por varias razones. La primera es que, al tener una desconexión del trabajo, podemos volver mucho más frescos cuando tengamos que emprender un nuevo proyecto o seguir con el que teníamos anteriormente. La cuestión es ponerse objetivos. Siempre se ha dicho que, de media, un traductor puede hacer unas 2000 o 3000 palabras al día. Si llegamos a este objetivo (a menos que haya una urgencia irremediable), podemos darnos con un buen canto en los dientes.

Ser productivos nos atrae a realizar más actividades, tanto fuera como dentro del trabajo. ¿Quién no ha dicho que no va al gimnasio porque nunca tiene tiempo? ¿Soy el único que ha dejado de formarse porque siempre está trabajando? Si somos productivos, tardamos menos tiempo en completar nuestros proyectos y ganamos más dinero (en comparación con una persona menos productiva y con los mismos proyectos), podemos realizar otras actividades que no tienen por qué estar relacionadas con nuestro trabajo principal: algún curso, ir al gimnasio, conocer a otras personas, hacer networking

La cuestión es que esta mentalidad productiva de «puedo hacer más y mejor» nos lleva a cumplir nuevas responsabilidades y proponernos más retos personales: básicamente, tendremos más tiempos para nosotros para hacer más por y para nosotros. Conseguir nuevos clientes, obtener un perfil competitivo en redes profesionales como LinkedIn u otras tareas, como tener una presencia social adecuada son posibles retos que nos podemos poner y que podemos cumplir haciendo más en menos horas.

Productividad en plantilla
La visión del autónomo es en primera persona, y puede adecuar su productividad a un nivel más individual; sin embargo, al trabajar en plantilla hay que tener en cuenta muchos más factores, tanto personales como laborales, para implementar una cadena de trabajo productiva.

Si bien es verdad que puede que el empleado no vea afectado su sueldo cuando sea más o menos productivo, pero sí que corre riesgo su permanencia en la empresa si su trabajo no es satisfactorio. Algunos consejos que considero que hay que seguir a la hora de hacer que los empleados sean más productivos son:

  1. Una optimización del tiempo de trabajo para que se aproveche mejor la jornada laboral. Los españoles pasamos unas 300 horas más en la oficina que holandeses o alemanes, pero, sin embargo, producimos mucho menos. Hay que tener en cuenta que no por estar presente en una oficina producimos más, sino que quizás somos mucho más productivos trabajando desde casa o reduciéndonos la jornada.
  2. Establecimiento de una separación entre el trabajo y el resto de la vida personal. Compaginar la vida personal con la laboral es necesario para que los empleados estén satisfechos con sus horas invertidas en las dos «facetas del día». Quizás un horario flexible, una rotación de turnos con una buena comunicación con los empleados o la oferta de jornadas más intensivas a cambio de días libres pueda funcionar.
  3. Implementar jornadas de formación. El empleado actual se puede quedar atrás en cuestión de meses si no se forma en las últimas tecnologías, por lo que, para ser productivo y aumentar su satisfacción con la empresa, se pueden celebrar jornadas de formación continua para que se desarrollen las capacidades y habilidades laborales (y las sociales, ya que se puede aprovechar para mejorar las relaciones con los compañeros).
  4. Mejorar la comunicación del equipo. Las empresas (sobre todo, si son grandes) tienen un sinfín de tareas y proyectos que van y vienen, y sin una buena comunicación entre los miembros del equipo se pueden producir malentendidos que hagan que el producto tarde más de la cuenta en salir al cliente. También hablar y escuchar a los empleados hace que se puedan hacer cambios para mejorar la productividad.
  5. Delegar para hacer que el empleado se sienta indispensable. Confiar en los empleados de la empresa es una muy buena forma de ser más productivos, ya que se crea un vínculo entre empresa y trabajador para que se sientan fundamentales en la cadena de trabajo.

Comparativa personal
Durante los años previos a establecerme como autónomo, estuve trabajando en plantilla, pero en una industria muy distinta a la que me dedico actualmente: a la hostelería. Cuando eres trabajador durante la noche y luego te estableces por tu cuenta, te das cuenta de que, aunque existen muchísimas diferencias entre los dos trabajos, también hay muchas similitudes entre ambos ambientes:

  • Diferencias
    • Horario: caos vs. orden caótico. Vamos a poner las cartas sobre la mesa y admitir que todos los que hemos trabajado en hostelería hemos trabajado más horas de la cuenta, mientras que siendo autónomos nos podemos establecer nuestros horarios (por eso lo de «orden caótico»).
    • Productividad a dos velocidades. Cuando antes hemos hablado de que, si somos más productivos siendo autónomos, podemos llegar a cobrar más por hora (no por el proyecto final), siendo camarero no cobras más si pones más copas por hora o si atiendes a más clientes.
  • Similitudes
    • No todos los clientes son tan fáciles (o tan difíciles). Todavía recuerdo que había un cliente que me pedía las copas con tantos detalles que, cuando empecé a trabajar con agencias, me recordó sospechosamente a ciertos gestores de proyectos. Ese «gin-tonic de Larios, con cinco rodajas de limón, dos hielos, en copa de balón con una pajita» me recuerda demasiado a «el archivo bilingüe con un informe de errores y el archivo final limpio».

La guía definitiva para ser (más) productivo
En resumen, ser productivos nos interesa: hacer más en menos tiempo tendrá contentos a nuestros clientes, tendremos más tiempo y ganaremos más dinero (al menos, en proporción). Desde el punto de vista del estudiante, es mejor una buena organización para poder cumplir con todos los objetivos: entre tareas, temas por estudiar, trabajos en grupo, etc., sin una buena organización, un buen orden y, sobre todo, una buena comunicación, no podemos llegar a producir en condiciones.

Tácticas «offline»
En mi caso concreto, trabajar con ordenadores es algo normal; sin embargo, mucha de la productividad que consigo día a día son gracias a ciertas tácticas fuera del ordenador. Las más importantes son las siguientes:

  • Agenda. Tener una agenda en papel es uno de los principales factores que me hace ser más productivo. Sé que hay mil planificadores online que quizás me hagan acercarme más a lo digital, pero el papel me hace tener una visión más general de la semana y de lo que tengo que hacer.
  • Disciplina. Tener disciplina con los horarios es algo que, a día de hoy, me mantiene cuerdo. Aunque seamos autónomos y trabajemos para nosotros, ¿por qué no podemos tener una jornada laboral parecida a los que trabajan en plantilla (8 horas y 1 hora para comer)? Cuantas más horas trabaje, más cansado estoy y, evidentemente, seré menos productivo.
  • Orden. Lo mejor para ser productivos es tener orden tanto en el entorno de trabajo virtual como en el real, por lo que nuestro escritorio debe estar bien ordenado para tener todo a mano y también lo tiene que estar nuestro ordenador. Un buen sistema de carpetas y ordenar el contenido por meses, clientes y proyectos nos ayudarán a perder menos tiempo en buscar archivos dentro de nuestro ordenador.
  • Documentación. Puede que la documentación nos parezca una disciplina poco atractiva, pero saber dónde (y, sobre todo, cómo) buscar el contenido que necesitamos para nuestras tareas. ¿Has probado ya estos trucos para buscar en Google?

Métodos «online»
Trabajando con ordenadores te das cuenta de que el usuario estándar no le saca el partido que debería para ser más productivo. En la charla mencioné diferentes métodos que podemos añadir a nuestro entorno virtual para hacer en más en menos tiempo. La mayoría son extensiones de navegadores, que hace unos meses escribí Sé más productivo sin morir en el intento, en el que menciono las que más uso para producir más. El resto de aplicaciones que he ido probando a lo largo de estos meses y que recomiendo encarecidamente son las siguientes:

  • CheckerPlus. Este lector de correo te permite leer tus mensajes desde la ventana del navegador, así que no tenemos que abrir otra ventana para hacerlo, con la consiguiente pérdida de tiempo. Desde esta extensión podemos hacer casi de todo con nuestro correo, como archivarlo, marcar los correos como correo no deseado e, incluso, ponerle sonidos diferentes según la etiqueta que lleven.
  • Wunderlist. Wunderlist es una lista de tareas pendientes, al estilo ToDoIst, en la que podemos ir añadiendo tareas y tacharlas según vayamos terminándolas. También podemos compartir nuestras listas de tareas con otros miembros, por lo que sirve para trabajar en equipo, y su sincronización multiplataforma la hace una aplicación genial.
  • Chains.cc. Esta herramienta de motivación está basada en el método de aplicar rutinas y poder superarlas para ayudarnos a mantener los buenos hábitos y romper los malos. Nos motiva visualmente con cadenas e intenta hacer que nos superemos. ¿Serás capaz de superarte?
  • The Most Dangerous Writing App. Si somos masoquistas, esta es una de las aplicaciones que más nos gustará (y que más nos hará sufrir). Su nombre no es en vano: si dejas de escribir durante cinco segundos, se elimina todo lo que hayamos escrito, sin ninguna posibilidad de recuperarlo. Puede ser una buena idea para aquellos que trabajan mejor con presión o con estrés (o quizás para aquellos que necesiten escribir lo que sea).
  • Do It (Tomorrow). Hay que ser inteligentes. No somos superhéroes (aunque muchos autónomos lo parezcan) y no podemos encargarnos de todo hoy ni podemos hacer todo AHORA. Planificar la semana es algo difícil, y nos podemos llegar a encontrar algunos imprevistos que nos la alteren. Con esta aplicación podemos dejar para mañana algunas tareas y terminar las tareas con mayor preferencia. Pero ya mañana (si eso).
  • Save My Eyes. ¿Cuántas horas pasamos frente al ordenador? Muchísimas. ¿Cuántas horas son menos productivas debido a que tenemos la vista cansada? Demasiadas. Esta aplicación nos avisa cuando llevamos demasiado tiempo frente a la pantalla, y nos ayuda a hacer ejercicios para que podamos descansar la vista y volver al ruedo un poco más descansados.
Anuncios